Incidentele kosten als onderdeel van vaste vergoeding

Kosten die werknemers maken om hun dienstbetrekking naar behoren uit te voeren kunnen door de werkgever worden vergoed.

Voor grotere uitgaven kiest de werkgever meestal voor vergoeding op declaratiebasis, dat wil zeggen dat de werknemer (achteraf) een vergoeding ontvangt voor de kosten die hij heeft gemaakt tegen overlegging van de bewijsstukken. De werkgever kan er ook voor kiezen om een vaste vergoeding te geven voor bepaalde kosten. Meestal gaat het dan om relatief vaak voorkomende, vrij kleine uitgaven of om periodiek terugkerende uitgaven. De werkgever moet wel zorgen voor onderbouwing van een vaste vergoeding om discussie met de belastingdienst over bovenmatigheid te voorkomen. Het bovenmatige deel van de vergoeding is immers loon en dus belast.

Hof Den Bosch leidde uit de parlementaire geschiedenis van de Wet Inkomstenbelasting 2001 af dat incidentele en omvangrijke kosten niet in een vaste kostenvergoeding kunnen worden opgenomen, maar alleen op declaratiebasis vergoed kunnen worden.

Volgens de Hoge Raad is dat standpunt niet juist. Ook variabele, niet-regelmatige kosten kunnen in een vaste vergoeding worden verwerkt, zolang maar aannemelijk is dat deze kosten zich jaarlijks tot de in de vergoeding veronderstelde omvang voordoen. Uiteraard kunnen kostenposten die in een vaste vergoeding zijn opgenomen niet ook nog op declaratiebasis worden vergoed, ook niet als het alleen om aanvullende betalingen gaat boven de in de vaste vergoeding verwerkte component.